Trong bối cảnh môi trường doanh nghiệp ngày càng hiện đại và đề cao tính sáng tạo, xu hướng thiết kế nội thất văn phòng mở đã nhanh chóng trở thành sự lựa chọn hàng đầu của hàng ngàn công ty, tập đoàn lớn nhỏ trên toàn thế giới. Thay thế cho những mô hình làm việc truyền thống gò bó với các dãy phòng kín mít, văn phòng mở mang đến một làn gió mới trong tư duy quản trị và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Tuy nhiên, để triển khai một không gian văn phòng mở vừa đạt giá trị thẩm mỹ, vừa tối ưu công năng và hạn chế được những bất cập về tiếng ồn hay độ xao nhãng lại là bài toán đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng. Bài viết này sẽ phân tích toàn diện từ khái niệm, ưu nhược điểm cho đến các quy tắc bố trí nội thất văn phòng mở hiệu quả nhất.
Mô hình văn phòng mở (Open-plan office) là phong cách thiết kế không gian làm việc loại bỏ tối đa các bức tường gạch, tường thạch cao hoặc vách ngăn kín chia cắt từng phòng ban riêng biệt. Trong mô hình này, toàn bộ nhân sự từ các bộ phận khác nhau, thậm chí cả cấp quản lý, đều cùng làm việc trên một mặt sàn chung rộng lớn.
Tính thông thoáng và tầm nhìn không ranh giới: Điểm dễ nhận biết nhất của văn phòng mở chính là sự trống trải, liền mạch. Thị giác của con người không bị cản trở bởi các khối bê tông hay cánh cửa đóng kín, giúp không gian trở nên rộng rãi hơn nhiều so với diện tích thực tế.
Tận dụng tối đa nguồn ánh sáng tự nhiên: Do không bị ngăn chia bởi các bức tường u tối, ánh sáng từ các hệ thống cửa kính lớn bên ngoài có thể chan hòa và lan tỏa đồng đều đến từng vị trí ngồi trong phòng.
Sử dụng các giải pháp phân vùng linh hoạt: Khi cần thiết lập sự riêng tư tương đối cho các vị trí công việc, văn phòng mở sẽ thay thế tường cố định bằng các vách ngăn kính trong suốt, vách nỉ lửng, kệ trang trí hoặc các dải cây xanh.
Không phải tự nhiên mà xu hướng này lại càn quét khắp các văn phòng hiện đại. Việc hiểu rõ hai mặt của văn phòng mở sẽ giúp gia chủ và các nhà quản lý có cái nhìn khách quan trước khi bắt tay vào thiết kế.
Thúc đẩy sự tương tác và tinh thần đồng đội: Trong một văn phòng mở, rào cản về khoảng cách và cấp bậc hoàn toàn bị xóa bỏ. Nhân viên có thể trao đổi ý tưởng, thảo luận công việc trực tiếp với đồng nghiệp hay cấp trên một cách nhanh chóng mà không cần qua các thủ tục gõ cửa, hẹn trước rườm rà.
Tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư và vận hành: Việc không xây dựng các bức tường ngăn giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản ngân sách lớn cho vật liệu xây dựng. Bên cạnh đó, văn phòng mở giúp tối ưu hóa việc dùng chung hệ thống điều hòa không khí, đèn chiếu sáng, thiết bị in ấn và mạng nội bộ.
Linh hoạt trong quy hoạch và mở rộng nhân sự: Khi công ty gia tăng quy mô hoặc cần thay đổi cơ cấu các nhóm dự án, bạn chỉ cần điều chỉnh lại vị trí bàn ghế mà không tốn chi phí đập phá hay cải tạo lại hạ tầng kiến trúc.
Tối ưu hóa diện tích sàn sử dụng: Với những mặt bằng có diện tích khiêm tốn, thiết kế văn phòng mở giúp triệt tiêu hoàn toàn các góc chết và hành lang di chuyển thừa thãi, tận dụng tối đa từng mét vuông cho khu vực làm việc.
Vấn đề tiếng ồn và sự xao nhãng: Đây là điểm yếu lớn nhất của văn phòng mở. Tiếng gõ bàn phím, tiếng trao đổi điện thoại, tiếng bước chân hay thảo luận nhóm dễ tạo nên hợp âm tạp âm, làm giảm sự tập trung của những nhân viên cần không gian yên tĩnh.
Thiếu đi tính riêng tư cá nhân: Một số bộ phận đặc thù cần tính bảo mật cao như Kế toán, Nhân sự, Pháp chế hoặc các cấp quản lý cao cấp thường cảm thấy bất tiện khi thông tin dễ bị rò rỉ trong một không gian quá mở.
Nguy cơ lây nhiễm bệnh hô hấp cao hơn: Việc sử dụng chung không khí và không có rào cản vật lý kín khiến các bệnh truyền nhiễm qua đường hô hấp dễ lây lan nhanh hơn giữa các thành viên trong mùa dịch bệnh.
Để kiến tạo một văn phòng mở vừa hiện đại, thoáng đãng vừa đảm bảo năng suất làm việc tối đa, bạn cần áp dụng các nguyên tắc quy hoạch nội thất sau:
Dù là mặt sàn chung, một văn phòng mở chuyên nghiệp vẫn phải có sự phân định rõ ràng giữa khu vực làm việc tập trung, khu vực họp nhóm, khu vực tiếp khách và khu vực giải trí/Pantry.
Sử dụng màu sắc và thảm trải sàn: Đánh dấu từng phân khu bằng các tông màu sơn tường hoặc màu thảm trải sàn khác nhau. Ví dụ: khu vực làm việc dùng thảm xám trung tính, khu vực Pantry dùng thảm màu tươi sáng năng động.
Vách ngăn xanh hoặc kệ trang trí: Sử dụng các dải chậu cây cảnh hoặc hệ kệ sách khung mở để phân chia lối đi với dẫy bàn làm việc. Cách làm này vừa tạo điểm dừng thị giác êm dịu vừa lọc sạch không khí.
Nội thất sử dụng trong văn phòng mở nên hướng đến sự gọn nhẹ, cơ động và tích hợp nhiều tiện ích:
Cụm bàn làm việc (Workstation Module): Lựa chọn hệ bàn ghép đôi hoặc ghép bốn có chân sắt thanh thoát. Tích hợp thêm các vách ngăn nỉ hoặc mica thấp (cao khoảng 30 - 40cm) giúp nhân viên vừa có góc riêng tư vừa không bị cô lập.
Bàn ghế có bánh xe di chuyển: Bàn họp di động hoặc ghế xoay linh hoạt cho phép dễ dàng tái cấu trúc không gian khi cần tổ chức các buổi đào tạo, Workshop hay họp toàn công ty.
Ghế công thái học (Ergonomic Chair): Trang bị ghế ngồi đạt chuẩn nhân trắc học giúp bảo vệ cột sống và sức khỏe lâu dài cho nhân viên khi phải ngồi làm việc liên tục nhiều giờ.
Bố trí các dãy bàn làm việc vuông góc hoặc song song với các ô cửa kính lớn để đón ánh sáng tự nhiên nhưng tránh hiện tượng chói mắt lên màn hình máy tính.
Sử dụng hệ thống đèn thả trần nghệ thuật kết hợp đèn LED rãnh âm trần có dải ánh sáng trung tính (4000K - 4500K) giúp mắt không bị điều tiết quá độ, tạo cảm giác dễ chịu cho không gian rộng của văn phòng mở.
Đảm bảo hệ thống điều hòa thông gió cấp đủ lượng khí tươi lưu thông đồng đều khắp các vị trí trên mặt sàn.
Sử dụng vật liệu tiêu âm: Lớp trần thạch cao tiêu âm, thảm nỉ trải sàn, vách ốp gỗ đục lỗ hoặc dán mút nỉ tiêu âm trên tường sẽ hấp thụ bớt sóng âm, giảm thiểu đáng kể hiện tượng vang vọng tiếng ồn.
Bố trí cabin điện thoại cá nhân (Phone Booth): Lắp đặt các cabin cách âm nhỏ gọn ngay trong văn phòng mở để nhân viên có thể vào thực hiện các cuộc gọi cá nhân hoặc cuộc gọi quan trọng với khách hàng mà không làm ảnh hưởng tới người xung quanh.
Xây dựng các phòng họp nhỏ khép kín: Vẫn nên duy trì 1 - 2 phòng họp nhỏ cách âm bằng kính mờ để phục vụ các cuộc thảo luận chuyên sâu hoặc tiếp đón đối tác bảo mật.
Sự kết hợp giữa mô hình văn phòng mở và yếu tố thiên nhiên đang là làn sóng càn quét các môi trường làm việc sáng tạo. Việc bố trí các bức tường cây xanh, chậu cây để bàn lọc không khí (như lưỡi hổ, kim tiền, trầu bà) hay giàn cây rủ từ trần nhà không chỉ giải tỏa sự khô khan của các thiết bị máy tính mà còn làm giảm chỉ số căng thẳng (stress), tăng cường khả năng tập trung cho nhân sự.
Thay vì gán cố định một chiếc bàn cho từng nhân viên, mô hình văn phòng mở linh hoạt cung cấp đa dạng các trải nghiệm làm việc khác nhau: dẫy bàn đứng (Standing Desk), bàn dài làm việc chung, góc sofa thư giãn, hoặc các hộc cabin tập trung. Nhân viên có quyền tự do di chuyển và lựa chọn góc ngồi phù hợp nhất với tính chất từng công việc trong ngày.
Các văn phòng mở hiện đại ngày nay được trang bị hệ thống chiếu sáng tự động cảm biến theo thời gian thực trong ngày, các ổ cắm điện âm bàn tích hợp sạc không dây, hệ thống quản lý và đặt chỗ ngồi thông qua ứng dụng di động. Sự can thiệp của công nghệ giúp vận hành mặt sàn làm việc chung một cách trơn tru và khoa học nhất.
Lựa chọn thiết kế nội thất văn phòng mở không chỉ đơn thuần là bài toán tối ưu hóa diện tích mặt bằng hay chi phí đầu tư, mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp kiến tạo một môi trường làm việc năng động, minh bạch và gắn kết. Khi được tính toán khoa học về giải pháp tiêu âm, kịch bản ánh sáng cùng sự kết hợp hài hòa giữa không gian chung và riêng, văn phòng mở sẽ trở thành bệ phóng lý tưởng giúp khơi nguồn sáng tạo, nâng cao năng suất và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho toàn thể doanh nghiệp.
Cám ơn bạn đã gửi đánh giá cho chúng tôi! Đánh giá của bạn sẻ giúp chúng tôi cải thiện chất lượng dịch vụ hơn nữa.
ĐÁNH GIÁ SẢN PHẨM